Ce que vous vous engagez à assumer :
- Les agents de sécurité
L'association doit assurer l'accueil du public, le bon déroulement de la soirée et la sécurité.
Un service de sécurité est imposé les week-ends et jours fériés.
Les agents doivent impérativement être briefés par le responsable sécurité de l’association (voir document remis). Celui-ci leur donne notamment des consignes quant aux différents accès (loges, scène…), les sorties de secours, mais aussi le respect des diverses législations et la sécurité du public d'une manière générale.
Les référents de la soirée peuvent vous conseiller.
- La technique
Il est impératif pour des questions de planning d’envoyer les informations techniques au complet au moins 2 semaines à l’avance à notre ingénieur son, à l’adresse : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
Votre email doit contenir les horaires détaillés de la journée, balances comprises, ainsi que toutes les éventuelles fiches techniques des artistes présents et/ou plan de scène.
Le plan de feu (lumières) est fixe et non modifiable. Les rajouts sont sous la responsabilité de l'association.
Il vous faudra également prévoir une ou 2 personnes pour aider notre ingénieur son à porter le matériel lors de l’installation, les changements de plateaux, et à la fin de la soirée lors du démontage.
En cas de question technique, notre technicien est à votre écoute pour vous conseiller (à des heures raisonnables).
- Le bar
La gestion du bar est à la charge de l'association, l'association devra veiller à sa bonne gestion.
Nous disposons d’un partenariat privilégié avec un fournisseur de boisson : MALT & HOUBLON, qui gère un stock dans les locaux.
Pour passer commande, il vous suffit de préciser que la commande doit être livrée au CAJ Molodoï, au nom de votre association. Idem pour le retour des consignes, elles sont récupérées dans le local dédié après l’événement, ce qui simplifie la logistique et le transport pour l’association.
- L'entrée
La gestion des entrées et de la caisse du soir est également à la charge de l'association.
Un vestiaire est à votre disposition si besoin.
- Le… ménage !
Sans doute la phase la moins rigolote mais il faut bien le faire ! Nous vous conseillons de préserver vos bénévoles pour qu’ils soient encore opérationnels après le démontage pour le traditionnel ménage de fin de soirée.
Le ménage est à la charge de l'association, consommables compris.
Un état des lieux de sortie aura lieu le lendemain avec le référent. En cas de souci, celui-ci peut vous demander d’achever le travail. Le chèque de caution ménage est encaissé en cas d’abus de la part de l’association.
Et après ?
- Le bilan
Il est impératif de revenir dans les 3 mois après l’événement en Assemblée Générale, pour présenter le bilan de la soirée. Nous souhaitons un bilan financier, mais aussi, et surtout, un bilan humain.
Plusieurs chèques sont encaissés à ce moment-là : le chèque Sonorisation, le chèque PAF et le chèque des gobelets.
Le don doit également être fait lors du bilan.
Un bilan sans chèque est considéré comme non fait, et l’association peut être invitée à revenir lors d’une prochaine AG pour le présenter.